La gestión de datos e información es una tarea compleja, dado a que las fuentes de la misma son muy diversas y a su vez vienen en diversos formatos y desde diferentes perspectivas, lo que puede conducir a sesgos y desinformación; esto nos indica que el hecho de contar con mucha información, no necesariamente es indicio de tener una visión holística, sino por lo contrario; puede promover el caos si no se gestionan correctamente y nos pueden conducir a actuaciones erráticas; de forma que la gestión de datos es un factor clave para todo proyecto, especialmente para la operación y mantenimiento.
¿A qué nos referimos con información?
Un proyecto desde que inicia su concepción hasta la fase de explotación viene condicionado y asociado a inmensas cantidades de datos y mediante nos vamos acercando a la fase de explotación, estas se vuelven más complejas; pues además del factor humano añadimos monitorizaciones y grandes extensiones de datos.
Modelo de Información
Lo primero que debemos tener claro es que, si bien trabajemos en BIM o no, a lo largo del desarrollo de todo proyecto estaremos gestionando un modelo de información, el cual está compuesto por tres componentes de información principales:
- Geometría, ya sea bidimensional o tridimensional
- Metadatos, información estructurada y granular que nos ayuda a definir, caracterizar y gestionar elementos
- Documental, toda clase de fichero o documento que contenga información relacionada a los elementos
La comprensión de estos conceptos facilitará esclarecer la forma de utilizarlos, además debemos ser conscientes de que este modelo de información varía y evoluciona a lo largo de todo su ciclo de vida y con cada una de las fases proyectuales.
Fuentes de información de proyectos
Podemos ejemplificar la evolución del modelo de información, haciendo un breve bosquejo de tipos de información asociados a proyectos y cruzándolos con las fases proyectuales.
Como podemos notar en el cuadro anterior, hacemos especial mención a la etapa de O&M pues es donde la información es más valiosa y muchas veces es más difícil de tener acceso a la misma. Con bastante frecuencia los Facility managers están a ciegas en la gestión de activos pues no han tenido un feedback de todo lo sucedido en etapas previas y, por otro lado, reciben datos nuevos de los activos constantemente.
Los datos nos vienen en un lenguaje verbal o escrito (digital o físico), en formatos convencionales o especializados, que dependiendo de que, son más difíciles o más trabajosos de gestionar. Las fuentes usuales de información suelen ser:
- Agentes del proyecto, usuarios, proveedores, gestores, promotores, especialistas, contratistas, técnicos, etc.
- Modelos bidimensionales o tridimensionales, modelos de información del proyecto tales como planos o modelos BIM.
- Herramientas de gestión, aplicaciones informáticas diseñadas para el apoyo en la gestión con diversos enfoques.
- Sistemas monitorizados, sistemas que hacen la lectura y registro de rendimientos, consumos, etc.
Consejos para la gestión de datos
Si bien no podemos evitar que se genere una ingente cantidad de datos, podemos definir actuaciones que faciliten la gestión y que nos asegure la fiabilidad y trazabilidad de los mismos. Algunas de ellas son:
Hacer un análisis de la información requerida, antes de pedir, es necesario analizar y definir qué información nos interesa recopilar para poder realizar nuestra labor, de esta forma será más fácil establecer requerimientos a los usuarios y agentes, además que evitaremos tener información improductiva y sobrecargar nuestras bases de datos.
Establecer un mismo “lenguaje” para el intercambio de información, ante la diversidad y la cantidad, es estrictamente necesario establecer protocolos y estándares que nos ayuden a dirigir la información que queremos, además de cómo y cuándo la queremos; de esta forma también podremos evitarnos la tarea de depurar información que ya no tiene relación al proyecto o que ha quedado desfasada.
Estos protocolos y estándares son guías estratégicas de los diferentes procesos de colaboración con la identificación de roles, funciones, responsabilidades y los pasos a seguir en los diferentes procesos, además de la incorporación de estándares de la organización que permitan a todos los agentes de la misma hablar el mismo idioma,
Es importante incluir dentro de los mismos un formato de intercambio de información con agentes externos de forma que se puede asegurar la ejecución y trazabilidad de la metodología de trabajo.
Limitar o conducir los canales de consulta. Tener abiertos demasiados frentes de información puede llevar a discrepancias y pérdida de información, debemos evitar dos o más fuentes para una misma tipología; o en su defecto, establecer un protocolo para la unificación o sincronización de las fuentes.
Integrar la gestión, siguiendo el punto anterior de canalizar, podemos dar un paso más y hacer integraciones que no dependan de un protocolo manual.
El uso de herramientas de gestión especializadas, especialmente para los tipos de información que son de carácter verbal, para que se pueda contar con un registro, o para los tipos que vienen de monitorizaciones en que se generan listados descomunales difíciles de controlar. Otro de los enfoques es la selección de herramientas que nos permitan integrar la gestión.
Entre estas herramientas podemos mencionar:
- Gestores de mantenimiento (GMAO/CMMS).
- Sistemas de monitorización de edificios (BMS/SCADA).
- Gestores energéticos.
- Gestores de espacios de trabajo (IWMS/CAFM).
- Gestores de incidencias (HELP DESK).
- GIS.
- Middleware.
- Cuadros de mando
- Etc.
La selección de una herramienta dependerá de muchos factores, especialmente de la materia de trabajo, no debe ser una selección aleatoria ni necesitamos tenerlas todas, ésta debe acoplarse a nuestras funciones, pues el objetivo de estas es servir de apoyo en la gestión y nos ayudarán a cubrir las necesidades de nuestra organización.
Conclusión
El conocimiento es poder y aunque la gestión de datos será siempre un desafío, acotar, estandarizar y monitorizar la misma nos dará los inputs clave para la gestión de los activos y sus componentes.
